Важнейшей частью работы любой организации являются совещания и переговоры – как внутренние, для принятия общих решений, так и переговоры с клиентами или партнёрами компании. Поэтому оснащение комнат для переговоров и совещаний должно проводиться не менее ответственно, чем оснащение рабочих мест сотрудников.
Переговорная комната для НПО «Аэросфера». Пермь
В ходе обсуждений участникам переговоров может понадобиться разнообразный функционал — отображение повестки совещания, задач и проблем, совместная работа над документами, презентации, визуализация графиков и схем, видеоконференцсвязь с удаленными абонентами. Для решения всех этих задач необходимо качественное и современное оборудование. Грамотно оборудованные переговорные комнаты помогают эффективно проводить официальные встречи и обучающие семинары, подключать к процессу удаленных сотрудников или подразделения компании, находящиеся в других городах или странах. Вне зависимости от функциональной нагрузки, переговорная комната является тем местом, где всё должно способствовать успеху коммуникации. Имеющиеся средства должны помогать наглядно представлять материал, слушать и слышать собеседника, совместно обрабатывать информацию в процессе переговоров, вносить изменения и фиксировать договоренности.
Что входит
Оснащение переговорных комнат, в зависимости от пожеланий заказчика, может в себя включать следующее оборудование:
К системам отображения информации относятся: проекторы и проекционные экраны, профессиональные дисплеи различных диагоналей, светодиодные экраны, тонкошовные видеостены и многое другое. Отличительной особенностью данных систем является технология построения и принцип формирования изображения, а основными характеристиками — размер изображения и его яркость. Основной задачей данного оборудования является демонстрация схем, видеоматериалов, видеотрансляций, презентаций, отчетов, которые должны быть доступны и понятны каждому участнику переговоров. Правильный подбор данного оборудования зависит от многих факторов.
Звуковое оборудование включает в себя громкоговорители и микрофоны. Громкоговорители используются для полноценного звукового сопровождения демонстрируемых материалов, одинаково доступного всем участникам процесса. Они монтируются, как правило, под потолком или на стенах. Но также существуют и вид громкоговорителей, который может монтироваться как в стол, так и в потолок рядом с каждым участником совещания. Переговоры и совещания подразумевают постоянное и интенсивное общение между всеми участниками, поэтому качественная передача речи говорящего просто необходима. Если комната небольшая, эту задачу можно решить и без микрофонов, но если человек говорит очень тихо, с трансляцией звука могут возникнуть проблемы. Поэтому очень часто даже в маленькой комнате удобно поставить микрофоны для переговоров. В переговорных комнатах чаще всего используются микрофоны на подставке «гусиная шея», которые дают возможность фильтрации шумов и не дают посторонним звукам и телефонным помехам мешать речи участника. Также в переговорных комнатах, при необходимости, используются микшерные пульты.
Видеоконференцсвязь позволяет создать удобную коммуникацию удаленных участников, включающую в себя не только голосовую связь, но и видеосвязь. Отличие системы от распространённых систем интернет-телефонии в том, что специальное оборудование дает более стабильное соединение и улучшенное качество изображения. Данный вид связи подразумевает передачу качественного изображения и звука даже при нестабильном интернете, а также любую передачу документов по сети интернет, с возможностью интерактивных правок.
Конференц-система, в отличие от обыкновенных настольных микрофонов, способна обеспечить управление ходом дискуссии, а также множество дополнительных полезных функций:
- возможность управления микрофонами с места оператора или пульта председателя;
- возможность идентификации участников;
- отображение выступающего на большом экране;
- возможность голосования участников;
- синхронный перевод;
- трансляцию звука одновременно для нескольких зон / залов;
- запись (протоколирование) хода мероприятия;
Стандартный комплект оборудования конференц-системы состоит из центрального блока, пульта председателя и настольных или врезных пультов делегатов.
Одним из важных моментов является интерактивность переговоров. При просмотре документов появляется необходимость вносить правки или менять какие-то демонстрируемые материалы. Без использования специального оборудования, данный процесс построен таким образом, что первый раунд переговоров становится посвящен исключительно планам по изменению рассматриваемых документов, после чего берется тайм-аут на исполнение принятых решений, по истечении которого созывается второй раунд переговоров, на котором презентуются и обсуждаются внесенные изменения. Такая схема довольно громоздка, к тому же, велика вероятность, что после первого этапа изменений обсуждаемой документации потребуются следующие. Поэтому возможность рецензирования документа в режиме здесь и сейчас это важный функционал для переговорных комнат. Системы для совместной работы имеют очень простой функционал, но при этом создают комфортные условия для легкой передачи и демонстрации документов и позволяют в режиме реального времени делать заметки касательно демонстрируемого документа. К данным устройствам подключается любой источник информации, будь то планшет, смартфон, компьютер. Также данное устройство обеспечивает хорошую стабильность работы, вне зависимости от количества участников и качества каналов связи.
Все оборудование переговорной комнаты может интегрироваться в единую систему автоматизированного управления и управляться при помощи компьютера, сенсорной панели, беспроводного планшета и даже смартфона. При этом создается индивидуальный интерфейс, который имеет режим оператора, с полным доступом к возможностям комплекса оборудования, и упрощенный пользовательский режим, при использовании которого не требуется привлечение специалиста.
Специалисты нашей компании оперативно предложат Вам оптимальное комплексное решение по оснащению вашей переговорной комнаты, а также разработают индивидуальный проект с учетом ваших пожеланий.
Помогаем в подготовке ТЗ и сопровождении конкурса по 223 ФЗ и 44 ФЗ.
Есть вопросы?
